La factura electrónica obligatoria

Mucho se habla últimamente de la factura electrónica y su obligatoriedad. Prepárate porque se seguirá hablando, ya que la Agencia Tributaria está trabajando para definir cómo será y cómo se implementará este nuevo sistema de facturación homogeneizado. 

Todo está en marcha y, a pesar de que le queden algunos flecos al tema, la factura electrónica es ya una realidad para algunos. Estos algunos son los autónomos que facturan a las Administraciones Públicas. En marzo de 2024 se unirán a este grupo quienes ingresen más de 8.000.000€ anuales. Y un año después, en marzo del 2025, la factura electrónica será obligatoria para todos los autónomos.

Pero que no se te pongan los pelos de punta, todo va a salir bien. El cambio será gradual y tendrás tiempo de sobra para acostumbrarte a la nueva forma de hacer las cosas. Para que te vayas familiarizando con el asunto, y que luego no te pille de nuevas, te contamos todo lo que ya se sabe sobre la factura electrónica obligatoria para autónomos. Allá vamos.

• ¿Qué es la facturación electrónica?
• ¿Cómo hacer la factura electrónica obligatoria? Estos son los requisitos legales
• ¿Qué datos tienen que tener tus facturas electrónicas (o no)?
• ¿Cómo hacer una factura electrónica con TaxScouts?
• Ventajas de las facturas electrónicas

¿Qué es la facturación electrónica?

Recordemos primero que una factura es un documento que emite el que vende un producto o presta un servicio para exigir el pago a un cliente. Es decir, es el documento que justifica una transacción.

Con esto claro, vamos a por la factura electrónica: ¿qué es? Fácil: una factura de las de siempre, pero en formato digital y con unas características especiales, que la Agencia Tributaria lleva ya definiendo un tiempo…

¿La factura electrónica es obligatoria para los autónomos?

Ahora a lo importante, ¿a día de hoy la factura electrónica es obligatoria para los autónomos? De momento, solo lo es para aquellas empresas y autónomos que andan en negocios con el Estado y sus instituciones públicas.

Además, como hemos mencionado, se sabe que la factura electrónica será obligatoria para los autónomos que facturen más de 8 millones de euros anuales este mismo año. Al resto de autónomos les tocará adaptarse a partir de 2025.

¿Cómo hacer la factura electrónica obligatoria? Estos son los requisitos legales

El reglamento sobre el que se trabaja es la Ley de Creación y Crecimiento Empresarial (la Ley Crea y Crece). Esta es parte del llamado Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia, cuyo objetivo es incorporar varios requisitos internacionales de conectividad e innovación en el ámbito empresarial. La ley Crea y Crece se centra en las facturas electrónicas y el estándar que impuso la Unión Europea en 2019 para que todos los países pudieran intercambiar facturas sin problema. 

Requisitos legales que deberán cumplir todas las facturas electrónicas en 2025 

Todas las facturas, sean en papel o electrónicas, ya deben cumplir estos requisitos legales: 

• Tienen que ser legibles por un humano.
• Deben mantener la autenticidad del origen. Es decir, deben incluir la identidad del proveedor y del emisor.
• Tienen que mantener la integridad de la información. Vamos, que esta no debe haber sido modificada.

Además de esto, cuando entren en vigor las facturas electrónicas obligatorias, tendrás que tener en cuenta lo siguiente:

• Para crear y mandar cada factura electrónica, necesitas el consentimiento previo del cliente (igual que para recibir facturas electrónicas tendrás que dar el tuyo). Vamos, que debes comunicarle a tu cliente que su factura será electrónica y él deberá darte su OK explícito. Esto tiene que ser así con tooodas las facturas que crees. Además, tendrás que decirle previamente de qué manera recibirá su factura (si por e-mail, por una aplicación propia…).
• Todas las facturas electrónicas serán remitidas a Hacienda automáticamente para su revisión y validación. Es decir, Hacienda operará como una especie de intermediaria y cada vez que crees una factura, deberás enviársela a la Agencia Tributaria. Este envío utilizará números de identificación únicos para cada factura y métodos de firma electrónica segura y se hará a través de una plataforma que está un poco work in progress, pero a la que podrás acceder sin mayor problema cuando esté activa para todos. Cuando subas tus facturas a esta plataforma, Hacienda las validará automáticamente (si todo está bien), gracias a la tecnología del sistema. Si usas un programa de facturación, el sistema de Hacienda estará integrado en el programa y tus facturas electrónicas serán enviadas de manera automática, sin necesidad de que accedas personalmente a su plataforma.

• Si usas un programa de facturación, este tendrá que cumplir los requisitos establecidos en la ley, es decir, todos los anteriores y además tendrán que:
  • Implementar el uso de una firma electrónica segura, como un certificado digital o Cl@ve PIN. 
  • Permitir al cliente leer, copiar, descargar e imprimir gratis la factura sin que tenga que usar otro programa diferente.
• La factura electrónica tiene que estar disponible para el cliente por un mínimo de cuatro años.

Hoy por hoy, todos estos requisitos ya aplican, excepto el de que las facturas pasen por Hacienda antes de llegar a tu cliente. Este lo dejamos para 2025. De todas formas, la Agencia Tributaria tiene que publicar todavía sus normas específicas para recibir y validar facturas. Estamos de guardia para ir reportando las novedades.

¿Qué datos tienen que tener tus facturas electrónicas (o no)?

No somos oráculo, así que, ya sabes, todavía no podemos decirte cómo funcionará exactamente la plataforma de Hacienda para los autónomos. Sin embargo, sí somos una asesoría fiscal online y lo que podemos decirte es qué datos tienes que incluir en una factura ahora y en 2025.

Lo hagas como lo hagas, tus facturas siempre tendrán que incluir todo esto:

• Los datos fiscales del emisor y del receptor (excepto las facturas simplificadas, que no requieren los datos del cliente). Estos incluyen los nombres y apellidos, DNI/NIF/CIF, la dirección, el código postal, la ciudad.
• El concepto de la factura (el bien o servicio) y su importe total.
• El tipo de factura, en caso de ser rectificativa o simplificada.
• La serie de la factura y su número. Este punto es muy importante, ya que no puedes hacer saltos entre los números de las facturas ni de serie.
• La fecha de emisión.
• La fecha de devengo (o de cuando se realizó la operación por la que se crea la factura).
• Los impuestos que se incluyen (IVA e IRPF), su porcentaje y su importe.

Recuerda que si tus facturas están mal hechas, y facturas a empresas y autónomos, estos no se las podrán deducir y te tirarán de las orejas rápido. ¿Y qué es que estén bien hechas? Pues que incluyan estos datos y cumplan los requisitos legales de los que hemos hablado más arriba. 

Por otra parte, si no empiezas a usar las facturas  electrónicas en tu negocio cuando sea obligatorio, te podrán caer multas de hasta 10.000€.

¿Cómo hacer una factura electrónica con el programa de facturación de TaxScouts?

Los programas de facturación como el nuestro automatizan ciertos pasos. Entre otras cosas, te ofrecen plantillas para facilitar la creación de facturas, las ordenan y envían. Este tipo de programas ya incluye todo lo que es necesario para que las facturas electrónicas cumplan con los requisitos legales vigentes y, en el futuro, incluirán una integración que haga pasar a tus facturas por Hacienda antes de llegar a tu cliente.

Gracias a sus funciones, estos programas te permiten llevar tu contabilidad de autónomo con orden, pero, como sabes, no son obligatorios. En cualquier caso, es un hecho que la vida te la hacen más fácil y que te ahorran mucho tiempo de gestión.

Para usar nuestro programa de facturación, primero debes iniciar sesión en la plataforma. Después, te metes en la sección Facturas y o bien subes una, o bien la creas directamente ahí. Tendrás que incluir los datos que hemos mencionado antes, pero si creas tus facturas con nuestro sistema, trabajarás menos porque:

• El sistema te añade la fecha de emisión, la serie, el número de factura y tus datos como emisor. 
• Puedes crear tu factura en nueve idiomas diferentes y con nueve tipos de divisa distintos.
• Puedes personalizar como quieras los términos de pago, las notas extra y puedes añadir el logo de tu empresa.
• Al finalizar tu factura, puedes enviársela directamente a tu cliente desde nuestra plataforma. Solo tendrás que incluir su e-mail y redactar el mensaje que quieres que le llegue (aunque tenemos también uno predeterminado). 
• Además, nuestro programa de facturación incluye una función de autocompletar, que rellena de manera automática los datos de tus clientes habituales. 

Aparte de esto, también nos encargamos de lo que necesites: de presentar tus modelos trimestrales y anuales, de tu contabilidad de autónomo, de tu declaración de la renta y de resolver tus dudas para que estés tranquilo.

Ventajas de las facturas electrónicas

Aunque la Agencia Tributaria no haya implementado aún totalmente el sistema de facturación electrónica, no está de más que empieces a familiarizarte con el formato. Estas son algunas de las ventajas de las facturas electrónicas:

• Como mencionó el Gobierno cuando desarrolló la ley, su principal misión es acabar con el fraude comprobando y validando todas las facturas. Así, además, todos los negocios tendrán el mismo formato, por lo que no tendrás que pasarte demasiado tiempo revisando si las que te mandan están bien o no.
• Los programas de facturación te ayudan a automatizar muchos procesos, de manera que se reducen los errores humanos y ahorrarás tiempo con tu contabilidad.
• Estarás preparado para cuando se establezca la factura electrónica obligatoria en 2025. 
• Lo tendrás todo bien organizado. Imagina que una de las administraciones públicas (como Hacienda) te pide una factura y no la encuentras. Esto no te pasa si las tienes online, bien ordenadas por fecha, concepto, o lo que quieras.

La digitalización del proceso de facturación es algo necesario dados los tiempos que vivimos, todos lo sabemos. Se viene cambio grande, no te vamos a engañar, pero, autónomo, tú puedes.