Los gastos deducibles de autónomos: cuáles son y cómo deducirlos

Antes que nada, empecemos por aclarar un par de conceptos muy básicos pero también muy útiles para evitar confusiones a medida que leas esta guía sobre gastos deducibles de autónomos.

Lo primero, ¿de qué hablamos cuando hablamos de deducir? En el caso de los gastos deducibles, deducir es restar a los ingresos netos los gastos que el autónomo tiene para poder hacer su trabajo. De esta forma, la cantidad de ingresos se rebaja y el autónomo paga menos impuestos al considerarse que ha ganado menos.

¿Qué son los gastos deducibles?

Se consideran gastos deducibles de autónomos los pagos o compras que los autónomos realizan para poder desarrollar su trabajo. Por ejemplo, si eres fotógrafo, necesitas una cámara, focos y otros materiales para trabajar. La compra de todo ello será un gasto deducible de tu actividad. Estos gastos deben estar registrados en tu contabilidad y Hacienda puede pedirte que los justifiques.

¿Dónde se deducen los gastos deducibles?

Todos los gastos deducibles van en el IRPF, es decir, que cuando toque presentar la declaración de la renta y comuniques a Hacienda tus ingresos anuales para pagar IRPF, podrás deducir ahí todos los gastos de autónomo del ejercicio, haciendo que el total de ingresos disminuya y con él, tus ingresos.

Un ejemplo muy claro por si no lo entiendes:

Requisitos para justificar los gastos deducibles

Una imagen vale más que mil palabras… ¡Ahí te van!

¿Qué pasa si el gasto que quiero deducir no está completamente relacionado con la actividad?

A estas alturas ya habrás podido comprobar que para deducir un gastos como autónomo tiene que estar afecto o relacionado con tu actividad económica. Pero, ¿qué pasa si no es así?

Pues amigos, si no puedes justificar que el gasto es totalmente afecto a la actividad, olvídate de deducirlo. Hacienda mira con lupa estas deducciones de los autónomos, y normalmente, barre para casa.

Si en ocasiones es difícil justificar gastos que realmente son profesionales, si encima no están totalmente relacionados es prácticamente imposible que te los acepten.

¿Qué gastos tiene un autónomo normalmente?

Si te preguntas qué gastos puedes deducir como autónomo, te dejamos una lista con los más comunes:

• La cuota mensual de autónomos que se paga a la Seguridad Social. Al ser un gasto obligatorio y una contribución, no tendrás que pagar IRPF por ella y podrás descontar esta cuota de tus ingresos anuales.
• Los autónomos colegiados, en lugar de pagar esta cuota a la Seguridad Social, pueden pagarla a una mutua y seguir declarando el pago como un gasto de autónomo deducible.
• Las facturas de luz y agua de tu casa, aunque no es tan sencillo. Solamente puedes deducir estos gastos si al darte de alta como autónomo indicas que tu lugar de trabajo es tu casa (tu domicilio fiscal). Además, no podrás deducir todo lo que pagues, porque obviamente también vives en esa casa y gastas luz y agua en momentos en los que no estás trabajando. Básicamente, lo que se hace es calcular cuántos metros cuadrados de tu casa dedicas al trabajo y, según lo que establece Hacienda, se obtiene el importe que puedes deducir.

• Los pagos de alquiler del local donde trabajas.
• Las compras de materiales o servicios que estén directa o indirectamente relacionados con tu trabajo. Por ejemplo, un pintor puede comprar pintura (un producto directamente relacionado con su trabajo) o puede comprar una estantería para su almacén (un producto que no usa para pintar paredes en sí pero que le ayuda a tener sus herramientas de trabajo bien organizadas). 
• Los servicios exteriores relacionados con tu trabajo como autónomo, como por ejemplo el pago mensual a TaxScouts por ser tu gestoría online, los programas de ordenador con los que trabajas día a día y a los que estás suscrito, espacios en medios que pagues para publicitar tu negocio, formación y más.
• Los sueldos y salarios de tus empleados.
• Dietas de comidas, aunque como siempre, cumpliendo unos requisitos. ¿Quieres saber cuales son? te contamos todo en nuestra guía sobre deducir comidas y dietas de autónomos.

¿Y qué pasa con el vehículo?

Por regla general, Hacienda no admite como gastos deducibles de autónomos los pagos relacionados con tu vehículo (comprar un vehículo, el renting, el kilometraje, combustible, reparaciones, etc.).

Sin embargo, si el vehículo es lo que se llama afecto a la actividad, que significa que solo se usa para trabajar y que realmente es necesario para ello, sí se podrían deducir todos los gastos. Como en el caso del pintor y la estantería para su almacén, si en una inspección Hacienda te pidiera pruebas de que usas el vehículo solo para trabajar y que realmente sin ese vehículo no puedes hacer tu trabajo, tendrás que demostrarlo.

Hay gastos de autónomo específicos relacionados con el vehículo que sí se pueden deducir. Por ejemplo, si un diseñador gráfico usa su coche para ir a dar una charla profesional y gasta un depósito de gasolina, sí se puede deducir lo que ha pagado porque, además de estar relacionado y ser necesario para su trabajo, podría probarlo en caso de inspección.

Tenemos una guía mucho más completa sobre los gastos de vehículo de autónomo que seguro te puede interesar también.

Gastos deducibles de más de 3.000€

Cuando un autónomo compra algo para poder trabajar que le cuesta más de 3.000€ y se usará a lo largo de muchos años (por ejemplo un ordenador) no se considera un gasto, sino que se considera un bien de inversión. 

Así pues, no se puede deducir todo el pago como gasto de autónomo en un mismo año y es Hacienda quien establece en unas tablas de amortización el importe estándar se podrá deducir cada año y a lo largo de cuántos años.

¿Cómo y cuándo se pueden deducir los gastos de autónomo?

Hay una condición clave para que los gastos deducibles de autónomos sean aceptados por Hacienda y se resten al total de ingresos netos que se contarán para calcular los impuestos a pagar (el IRPF):

En algunos casos, Hacienda acepta ciertos gastos aunque no cumplan esta condición y con algunos límites (o sea, con un tope de dinero), como es el caso de las comidas en restaurantes. No obstante y como es lógico, no es recomendable abusar del sistema.

Los gastos deducibles de autónomos se incluyen en la declaración anual de la renta (entre abril y junio), y presentarla es un requisito para casi todos los autónomos. Dependiendo de su profesión, hay algunos tipos de autónomos que tienen que presentar sus gastos deducibles cada trimestre a través del modelo 130 y, luego, volverlos a incluir en la declaración de la renta.

¿Por qué son importantes los gastos deducibles de autónomos?

La principal y única razón por la que los gastos deducibles de autónomos son importantes es porque te permitirán pagar menos impuestos. Como hemos visto en el ejemplo de Pepita, registras y luego declaras todos tus gastos de autónomo. La cifra de ingresos que Hacienda va a tener en cuenta al calcular cuántos impuestos tienes que pagar será más baja y, obviamente, te tocará pagar menos impuestos.

Si no tienes claro cuáles son los gastos deducibles de autónomos o cómo hacerlo para que se cuenten en tu declaración anual de la renta -acuérdate, la mayoría de autónomos tienen que hacerla sí o sí– te podemos ayudar. Somos una gestoría online para autónomos en la que tendrás un gestor fiscal de autónomos que conocerá tu caso, te ofrecerá asesoría personalizada y se encargará de tus impuestos.