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Antes que nada, empecemos por aclarar un par de conceptos muy básicos pero también muy útiles para evitar confusiones a medida que leas esta guía sobre gastos deducibles de autónomos.
Lo primero, ¿de qué hablamos cuando hablamos de deducir? En el caso de los gastos deducibles, deducir es restar a los ingresos netos los gastos que el autónomo tiene para poder hacer su trabajo. De esta forma, la cantidad de ingresos se rebaja y el autónomo paga menos impuestos al considerarse que ha ganado menos.
Se consideran gastos deducibles de autónomos los pagos o compras que los autónomos realizan para poder desarrollar su trabajo. Deben estar registrados en tu contabilidad y Hacienda puede pedirte que los justifiques.
¡Ojo! Cuando un autónomo paga por un producto o servicio que le permite hacer su trabajo, lo más común es que pague por una base imponible + IVA. La base imponible es el precio real (sin nada de impuestos ni otros importes añadidos) de los productos o servicios que el autónomo compra para poder realizar su trabajo, y el importe que se podrá deducir.
El otro importe de la factura, el IVA, también se podrá deducir, y se hará trimestralmente en el modelo 303 de IVA. Este proceso no se considera un gasto, sino que funciona como una recaudación de impuestos de parte del Estado. Por eso, no debemos confundir el gasto deducible (la base imponible) con el impuesto (IVA) porque, aunque sean parte de la misma factura y, como autónomo, puedes ahorrar dinero por ambas partes, se declaran en sitios diferentes.
Todos los gastos deducibles van en el IRPF, es decir, que cuando toque presentar la declaración de la renta y comuniques a Hacienda tus ingresos anuales para pagar IRPF, podrás deducir ahí todos los gastos de autónomo del ejercicio, haciendo que el total de ingresos disminuya y con él, tus ingresos.
Un ejemplo muy claro por si no lo entiendes:
Pepita es autónoma y este año ha ingresado 30.000€ netos (la suma de todas las bases imponibles en todas sus facturas emitidas). En principio, los impuestos que tiene que pagar Pepita este año se calcularán en base a estos 30.000€. No obstante, Pepita tiene como gastos de autónomo algunas facturas de productos y servicios que ha tenido que pagar para poder hacer su trabajo. La suma de todas las bases imponibles de todas las facturas que ha pagado Pepita es de 5.000€. Entonces, estos 5.000€ son gastos deducibles de autónomos y se restan a los 30.000€ netos que Pepita ha ingresado. Por lo tanto, los impuestos que Pepita tendrá que pagar este año se calculan sobre 25.000€ y no sobre 30.000€.
Si por lo que ha ganado este año, Pepita tiene que pagar un 20% de impuestos (IRPF) al Estado, lo que tiene que ingresar a Hacienda son 5.000€ (un 20% de 25.000) en lugar de 6.000€ (un 20% de 30.000).
Una imagen vale más que mil palabras… ¡Ahí te van!
A estas alturas ya habrás podido comprobar que para deducir un gastos como autónomo tiene que estar afecto o relacionado con tu actividad económica. Pero, ¿qué pasa si no es así?
Pues amigos, si no puedes justificar que el gasto es totalmente afecto a la actividad, olvídate de deducirlo. Hacienda mira con lupa estas deducciones de los autónomos, y normalmente, barre para casa.
Si en ocasiones es difícil justificar gastos que realmente son profesionales, si encima no están totalmente relacionados es prácticamente imposible que te los acepten.
Si te preguntás qué gastos puedes deducir como autónomo, te dejamos una lista con los más comunes:
Por regla general, Hacienda no admite como gastos deducibles de autónomos los pagos relacionados con tu vehículo (comprar un vehículo, el renting, el kilometraje, combustible, reparaciones, etc.).
Sin embargo, si el vehículo es lo que se llama afecto a la actividad, que significa que solo se usa para trabajar y que realmente es necesario para ello, sí se podrían deducir todos los gastos. Como en el caso del pintor y la estantería para su almacén, si en una inspección Hacienda te pidiera pruebas de que usas el vehículo solo para trabajar y que realmente sin ese vehículo no puedes hacer tu trabajo, tendrás que demostrarlo.
Hay gastos de autónomo específicos relacionados con el vehículo que sí se pueden deducir. Por ejemplo, si un diseñador gráfico usa su coche para ir a dar una charla profesional y gasta un depósito de gasolina, sí se puede deducir lo que ha pagado porque, además de estar relacionado y ser necesario para su trabajo, podría probarlo en caso de inspección.
Tenemos una guía mucho más completa sobre los gastos de vehículo de autónomo que seguro te puede interesar también.
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Cuando un autónomo compra algo para poder trabajar que le cuesta más de 3.000€ y se usará a lo largo de muchos años (por ejemplo un ordenador) no se considera un gasto, sino que se considera un bien de inversión.
Así pues, no se puede deducir todo el pago como gasto de autónomo en un mismo año y es Hacienda quien establece en unas tablas de amortización el importe estándar se podrá deducir cada año y a lo largo de cuántos años.
Hay una condición clave para que los gastos deducibles de autónomos sean aceptados por Hacienda y se resten al total de ingresos netos que se contarán para calcular los impuestos a pagar (el IRPF):
Las facturas donde consta el gasto deben incluir el nombre del autónomo y su NIF (se les llama facturas nominativas).
En algunos casos, Hacienda acepta ciertos gastos aunque no cumplan esta condición y con algunos límites (o sea, con un tope de dinero), como es el caso de las comidas en restaurantes. No obstante y como es lógico, no es recomendable abusar del sistema.
Los gastos deducibles de autónomos se incluyen en la declaración anual de la renta (entre abril y junio), y presentarla es un requisito para casi todos los autónomos. Dependiendo de su profesión, hay algunos tipos de autónomos que tienen que presentar sus gastos deducibles cada trimestre a través del modelo 130 y, luego, volverlos a incluir en la declaración de la renta.
La principal y única razón por la que los gastos deducibles de autónomos son importantes es porque te permitirán pagar menos impuestos. Como hemos visto en el ejemplo de Pepita, registras y luego declaras todos tus gastos de autónomo. La cifra de ingresos que Hacienda va a tener en cuenta al calcular cuántos impuestos tienes que pagar será más baja y, obviamente, te tocará pagar menos impuestos.
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