¿Cómo funciona la contabilidad de autónomos?

Probablemente llevar la contabilidad de autónomos al día sea una de las tareas más tediosas para la mayoría, pero también es una de las más importantes. Un gran negocio conlleva una gran responsabilidad (¿o no era así la frase?) y no es algo que se deba tomar a la ligera, pero, ¿cómo hay que llevar la contabilidad de un autónomo exactamente?

¿Para qué sirve la contabilidad de autónomos?

La contabilidad de autónomos es como la biblioteca de tu negocio, porque almacena toda la información importante de tus compras, ventas, inversiones… 

Tiene varios usos:

• Primero que nada, es obligatorio. Los autónomos están obligados a tener lo que se llama libros de contabilidad. Tranqui, en realidad no son un libro como tal, ahora te lo contamos. Estos “libros” incluyen toda la información financiera de tu negocio. Llevarlos al día te evitará más de una multa importante. 
• Pero también te sirve a ti, como dueño, para seguir las operaciones que has hecho a lo largo del año, por si necesitas revisar alguna.
• De la misma forma, al tener toda esta información, los libros te valen para elaborar balances o inventarios y para reunir los datos que necesitas para declarar tus impuestos.

¿Quién está obligado a llevar una contabilidad de autónomos?

Ah, ¿pero yo también tengo que saber cómo llevar la contabilidad de autónomo o eso no me afecta? Bueno, pues siento decirte que todos los autónomos, menos aquellos en estimación objetiva, deben llevar su contabilidad al día y saber cómo contabilizar al IAE. Es decir, tendrás que guardar y actualizar tus facturas emitidas y recibidas (ingresos y gastos) y un libro de bienes de inversión.

Además, seas el tipo de autónomo que seas, Hacienda puede llamarte cualquier día y pedirte tus libros contables. Y si no se los puedes dar o algo no concuerda… multa. 

¡Pero esto no acaba aquí! Cada tipo de trabajador por cuenta propia tiene diferentes obligaciones sobre su contabilidad de autónomo. Por ejemplo, mientras que los autónomos en estimación directa normal llevan una contabilidad estricta parecida a la de cualquier empresa, los autónomos del sistema de módulos no están obligados a llevarla (aunque sea conveniente hacerlo).

¿Qué contabilidad tiene que llevar cada tipo de autónomo?

Como ya hemos comentado, cada tipo de autónomo tiene diferentes obligaciones de contabilidad, pero para saber cómo llevar la contabilidad de un autónomo paso a paso hay que ver qué tipo de autónomo eres.

Libros contables de autónomos en estimación directa normal

Los trabajadores que están incluidos en el sistema de estimación directa normal llevan una contabilidad de autónomos muy parecida a la de una empresa. Como sus ingresos superan los 600.000€ al año, están regulados por la norma de comercio, por lo que deben llevar dos libros contables obligatoriamente:

• El libro diario es un resumen de todas las operaciones económicas del autónomo, tanto ventas como compras. Este debe incluir la fecha de la operación, el código de la cuenta bancaria utilizada, el dinero pagado o recibido, el concepto de la operación y el número de folio.
• El libro de inventarios y cuentas anuales se divide en tres partes:
  • Un balance inicial detallado que contiene todos los bienes, los cobros pendientes y las deudas del negocio al principio del año.
  • Un balance de sumas y saldos que contiene todas las cuentas activas del autónomo.
  • Un inventario de cierre que es lo mismo que un balance inicial, pero al final del año. Este debe coincidir con el balance inicial del año siguiente.

Libros contables de autónomos en estimación directa simplificada

Los autónomos de estimación directa simplificada no tienen que llevar una contabilidad tan estricta, pero sí tienen obligaciones. Específicamente, deben llevar al día tres libros contables diferentes:

• El libro de ventas e ingresos contiene la fecha, el número de anotación, número de factura, concepto e importe (con el importe del IVA devengado separado) de todas tus ventas e ingresos.
• El libro de compras y gastos contiene la fecha, identificación del proveedor (nombre y NIF), concepto, tipo de gasto e importe (con el IVA soportado por separado) de todas tus compras y gastos.
• El libro de bienes de inversión incluye todas las compras que se vayan a amortizar a largo plazo (como un ordenador, una furgoneta o un local). En él tienes que incluir todos estos bienes con sus facturas de manera individual, su anotación, valor de compra, cuotas de amortización (cuando las haya) y fechas en las que se empieza y se termina de usar.

Libros contables de autónomos en estimación objetiva (módulos)

Los autónomos en estimación objetiva (o de módulos) no están obligados a llevar al día ningún libro específico. Pero esto no significa que no deban hacer nada, ya que tienen que guardarse las facturas de pagos y cobros. Si necesitas ayuda para hacer tu primera factura no te pierdas nuestra guía sobre cómo hacer una factura.

Otros libros de contabilidad

Aunque te acabamos de contar todos los libros de contabilidad de autónomos obligatorios, también hay algunos que solo los tienen que llevar algunos autónomos específicos.

• El libro de registro de operaciones intracomunitarias contiene toda la información de tus operaciones con otras empresas y autónomos fuera de España, pero dentro de la Unión Europea. Este libro debes llevarlo al día si perteneces al ROI y tienes que incluir cada operación con su fecha, una descripción del bien vendido o comprado, su factura y la identificación y localización de la otra empresa involucrada (con domicilio fiscal y país).
• El libro de registro para provisiones de fondos y suplidos incluye todas las operaciones que realizas como intermediario de tu cliente y los adelantos que este te pague por tus servicios. Por eso, tendrás que apuntarlos, así como su número de anotación, el número de factura, la fecha e importe de la operación y los datos del cliente.

¿Dónde se refleja la contabilidad de autónomos?

Al fin y al cabo la gestión de los autónomos de su contabilidad no depende solo de los libros (que son más bien internos), también depende de los modelos que le explicarán esa información a la Agencia Tributaria. Así que vamos a ver cuáles son los modelos más importantes para la contabilidad de autónomos:

• El modelo 303 y el modelo 390 reúnen y explican toda la información del IVA de tu negocio.
• El modelo 130 y el modelo 100 (o declaración de la renta) reúnen y explican casi toda la información de la contabilidad de IRPF de autónomos. También existen los modelos 111 (trimestral) y 190 (anual) que contienen información sobre las retenciones de IRPF. ¿No sabes qué son? Échale un vistazo a esta guía básica sobre los impuestos de autónomos.
• Hablando de retenciones, también tenemos los modelos que representan tus retenciones de alquiler: el modelo 115 y el 180. Y hablando de guías, también te dejamos estas sobre qué es y cómo se rellena el modelo 115 y cómo presentar el modelo 180.
• Finalmente, tenemos el modelo 349 de operaciones intracomunitarias, para aquellos autónomos que facturen a esos clientes europeos de los que hemos hablado antes.

¿Qué sanciones existen por no llevar al día la contabilidad de autónomos?

Si cometes algún fallo porque no sabes como hacer la contabilidad de un autónomo correctamente y Hacienda te pilla, te multará, ¿pero cuánto tendrás que pagar?

Las multas de Hacienda dependen de la gravedad de tu fallo. Es decir, si te equivocas en algún modelo y pones algún dato mal, tu falta será leve y la multa podrá ser hasta un 50% sobre la cantidad que no pagaste. 

Sin embargo, si omites algún dato a propósito para tratar de pagar menos dinero tu falta será grave, de entre el 50% y el 100% de la cantidad no pagada o muy grave, de hasta un 150% sobre la cantidad no pagada. Pero esto dependerá de las estipulaciones del investigador, de tu fallo y de la propia Hacienda.

Consejos sobre cómo llevar la contabilidad de un autónomo

Para terminar, te dejamos un par de consejos para que nunca te multen por llevar mal tu contabilidad de autónomo.

• Si cometes un error en tu contabilidad, acláraselo a Hacienda cuanto antes. Es humano cometer errores, pero si no lo indicas, la Agencia Tributaria puede pensar que estás tratando de evitar pagar impuestos. Por esto, es mejor revisar siempre que todo está bien y aclarar cualquier fallo o confusión. 
• Conserva todos los libros contables y facturas de pago y cobro durante cuatro años. Hacienda podrá pedirte cualquiera de estos documentos si tienen menos de cuatro años, incluso si ya te has jubilado. 
• Digitaliza tu contabilidad con TaxScouts. Ahora podrás crear tus facturas online directamente desde nuestra plataforma y subir tus gastos con nuestro programa para llevar la contabilidad de autónomos,de manera que quedarán registradas para que tu asesor fiscal pueda rellenar tus impuestos. 

¿A qué estás esperando? No pierdas más tiempo y empieza a simplificar toda tu contabilidad de autónomos con TaxScouts. Como gestoría de autónomos online, tenemos un programa de facturación y contabilidad y un montón de asesores listos para ayudarte. ¡No tendrás que volver a preocuparte por ningún modelo ni posible sanción!